FERPA为教职员工

学生隐私程序保护个人身份信息

检查是否有记录发布许可

在向父母,配偶或其他第三方披露与学生的教育记录有关的任何个人身份信息之前;

  • CCS教职员工应与他们的部门的计划经理核对,以验证学生是否已文件发布表格。
  • CCS工作人员应联系学术咨询和注册办公室(AARO)

仅目录信息,在CCS FERPA政策中定义,如果学生没有要求拒绝CCS FERPA政策中概述的内容,可以发布。

学生是否要求拒绝目录信息?

如果学生要求“扣留”目录信息,则该信息不能向任何父母,配偶或第三方发布,也不能通过推荐信或在校园内的公共区域提供信息个人可识别的信息。

在机构内发布教育记录

If the “school official” has a “legitimate educational interest”, to review a student’s records in order to fulfill their professional responsibility, a request for records should go through the Registrar and the “need” will be documented to verify the release of records.

遵循FERPA校园指南

教职员工必须确保他们每天都符合FERPA。这里有一些笔记可以帮助您保持合规性。如果您有疑问,请务必联系注册办公室:

  • 确保您仅访问学生记录“合法的教育兴趣”,并确定它是否真正需要“需要”来履行您的工作职责或任务。切勿超越合法职责的访问权限。
  • 在发布记录或目录信息之前,请务必检查学生隐私状态
  • 无论格式如何

印刷或书面记录:在文件柜中丢弃正确或安全的记录

电子记录:请参阅它。数据保护要求用于可接受和推荐的电子通信/存储。

视频或照片:请勿在在线视频会议/录音中讨论学生的个人记录或共享非目录信息。如果要将机密信息存储在可移动媒体或云中,请参见它。数据保护要求关于适当的存储。

  • Do not circulate, post, or share attendance sheets, class lists, or other items that include students’ personally identifiable information (for example: a list grouping student’s name with any of the following: student ID#, grades, email, or any indication of course progress or academic level). Students should not see any educational records of other students.
  • 切勿在出版物,帖子,网站等中列出学生的非目录信息。

如果您意识到发生了FERPA违规行为,请立即致电313-664-7671与注册商联系或电子邮件kladucer@collegeforcreativestudies.edu

FERPA下的照片和视频

与其他任何“教育记录”一样,学生的照片或视频是教育记录……照片或视频是:(1)与学生直接相关;(2)由教育机构或机构或由代理机构或机构代理的一方维护。

可能有助于确定照片或视频是否应视为与学生“直接相关”的因素:

  • 教育机构或机构使用照片或视频进行涉及学生的纪律处分(或其他官方目的)(包括任何此类纪律事件的受害者);
  • 照片或视频包含活动*的描述:
    • 这导致……机构使用照片或视频进行纪律处分(或其他官方目的)…
    • 这表明一名学生违反了地方,州或联邦法律;
    • 这表明学生受伤,攻击,受害,生病或遭受健康紧急情况。
  • 拍摄照片或视频的个人或实体打算使特定的学生成为照片或视频的焦点(例如,ID照片,录制学生演示文稿);或者
  • 照片或视频的音频或视觉内容否则包含学生教育记录中包含的个人身份信息。

可能导致视频成为教育记录的情况的示例:

一个教室视频显示出癫痫发作的学生与该学生直接相关,因为所描绘的健康紧急情况成为视频的重点。

讨论特定学生的成绩的教师会议的视频录制与该学生直接相关,因为讨论中包含了学生的教育记录中的PII。

https://studentprivacy.ed.gov/faq/faqs-photos-and-videos-under-ferpa

推荐信

要求教师或教职员工的推荐信的学生要求属于教育记录的定义或个人身份信息(PII)的详细信息,可以提供提供“目录信息”的信息,如果学生没有要求“扣留”目录信息”。如果学生已提出“扣留”目录信息的请求,则他们必须以书面形式向教职员工提交同意书的形式,同意发布信息供推荐信。

同意代表CCS学生撰写推荐信的教师/教职员工必须验证以下与FERPA下的推荐信有关的书:《家庭教育权利和隐私法》:

  • 如果包括定义为“目录信息”的信息,请验证学生在注册商办公室中没有“扣留目录信息”。
  • 如果包括超出内容的信息CCS定义为“目录信息”(例如成绩,GPA,班级状态等),学生必须提交以书面形式发布信息的许可,包括以下内容:
    • 发布信息的日期和指定时间段
    • 推荐的目的
    • 建议谁
    • 旨在发布的个人/教育信息的描述
    • 确认学生是否放弃了查看推荐信的权利
    • 保留书面许可的原始副本以释放*

*建议在学术咨询和注册办公室提交许可副本。推荐信发布表格可供使用。

双重入学学生

教职员工必须遵循FERPA指南,为学生双重参加大学课程的指南。请参阅发布到CCS网站上的FERPA一般指南,或与书记官长联系。与任何当前的学生一样,双重入学的学生可以填写FERPA发布表格,以要求向表格上列出的人员披露信息。

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